FORWARD FEST 24
3 OKTOBER 2024 - KVS BRUSSEL
3 OKTOBER 2024 - KVS BRUSSEL
Forward Fest, een initiatief van KOEPEL VAN INTERNATIONALE SOLIDARITEIT - 11.11.11, NGO-Federatie en Vlirus respecteren uw privacy. Wij maken er een punt van om uw persoonsgegevens op een gepaste wijze te behandelen. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt op een manier die in overeenstemming is met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe Forward fest met persoonsgegevens omgaat. De organisatie voorziet in maatregelen inzake informatiebeveiliging en een conform de toepasselijke wetgeving uitgewerkt Privacybeschermingsbeleid. Het beleid ter zake wordt mee ondersteund door daartoe speciaal aangestelde informatieveiligheidsconsulent en een functionaris voor gegevensbescherming (DPO).
Deze privacyverklaring is opgedeeld in een algemeen deel, een deel specifiek voor de informatieverwerkende systemen (software, databanken, …), een deel met betrekking tot de websites en tot slot een deel over de Nieuwsbrieven beheerd door of gemaakt in opdracht van Forward fest of diensten van Forward Fest.
Met behulp van de informatiesystemen en het informatiebeheer van Forward Fest en haar verwerkers worden inventarissen gemaakt, acties voorbereid, diensten geleverd en informatie verstrekt aan het beleid, aan de eigen diensten, aan overheden (bijvoorbeeld: subsidiërende overheden, Sociale zekerheid, Financiën), inspectiediensten, vrijwilligers en burgers. Dit alles gebeurt met als algemene doelstelling de dienstverlening aan en informeren van de personen waarmee Forward Fest in verschillende hoedanigheden contact heeft, zo goed mogelijk te verzekeren.
Identificatie van de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
11.11.11 - Koepel van Internationale Solidariteit
NGO-Federatie
VLIR-UOS
Dit onderdeel van de Privacyverklaring beschrijft de gegevensverwerkingen op gestructureerde wijze, hoofdzakelijk door informaticasystemen en -oplossingen (software, databanken) van BE 0449.400.604.
Forward Fest verwerkt persoonsgegevens van u als burger of als medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming. In die hoedanigheid worden uw gegevens verwerkt als van een "betrokkene" en/of krijgt u toegang tot één of meerdere informatieverwerkende systemen.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert het begrip 'verwerking' als volgt (AVG Art. 4): "een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens".
Forward Fest verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens om haar relaties een betere dienstverlening te kunnen garanderen. Hierbij streven we er steeds naar enkel die gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
Forward Fest heeft een aantal gegevens van u nodig:
In dit kader verwerkt Forward Fest - naargelang de aard van de relatie met u als informatiezoekende, donateur, vrijwilliger of medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming en de daarvoor noodzakelijke verwerking van (persoons)gegevens -, mogelijks de volgende gegevens van uzelf of, in bepaalde gevallen, van kinderen die onder uw hoede staan:
Forward Fest verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de dienstverlening die zij geacht worden te leveren en wenst deze niet langer bij te houden dan wettelijk verplicht, noodzakelijk of aanvaardbaar.
In principe gebeurt er geen systematische verwerking van persoonsgegevens van kinderen onder de door de AVG en de Belgische wetgever bepaalde leeftijdsgrens. Als dit wel gebeurt (bijvoorbeeld voor verzekering, of voor werknemers in het kader van de sociale zekerheid), is dit met medeweten en toestemming van ouders of voogd.
Voor opname en gebruik (publicatie) van beeldmateriaal zoals foto of film, wordt gevraagd om akkoord als de geportretteerden duidelijk individueel herkenbaar zijn. Voor beeldopnamen van groepen of op een zekere afstand waardoor er minder herkenbaarheid is, zijn er in het algemeen minder beperkingen van toepassing. Alleszins wordt rekening gehouden met de toepasselijke wet- en regelgeving op dit vlak.
Klanten
Als u een aankoop verricht in via onze ticketlink of rechtstreeks bij Forward Fest, verzamelen we de noodzakelijke contactgegevens (naam en adresgegevens, eventueel telefonische bereikbaarheid) voor de facturatie en levering.
Vrijwilligers
Als u zich online aanmeldt als vrijwilliger voor een actie of voor een meer langdurig engagement, vragen we uw naam, woonplaats, telefoonnummer en geboortejaar zodat we u kunnen contacteren met een concreet engagement op uw maat. Dit doen we ook als u uw engagement uit via e-mail, brief of in een direct contact. In het kader van een verzekering voor een welbepaalde activiteit, kan ook een geboortedatum noodzakelijk zijn.
Nieuwsbrieven, inschrijvingen voor evenementen of activiteiten
Forward Fest biedt verscheidene nieuwsbrieven aan waarmee we geïnteresseerden willen informeren over diverse aspecten van onze werking. Hiervoor vragen we voor de elektronische nieuwsbrieven uw e-mailadres en optioneel soms uw naam, gemeente of in bepaalde gevallen uw leeftijd of geboortejaar (bijvoorbeeld voor op jongvolwassen gerichte activiteiten). Voor de bezorging van nieuwsbrieven in gedrukt vorm, hebben wij uw adres nodig.
We voegen voor elke type nieuwsbrief uw gegevens alleen met uw expliciete toestemming aan de lijst van nieuwsbriefabonnees. Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.
(Zie ook verder in deze Privacyverklaring)
Inschrijving voor evenementen of activiteiten
Als u zich inschrijft voor een evenement dat Forward Fest organiseert (debat, workshop, ...), verzamelen we uw naam en emailgegevens en vragen we soms (optioneel) uw woonplaats, geboortejaar, geslacht en/of organisatie. Bepaalde van deze informaties worden gevraagd omwille van verplichtingen die subsidiërende overheden ons opleggen opdat zij kunnen nagaan welke doelgroepen met bepaalde activiteiten worden bereikt (bijvoorbeeld: geslacht, om genderevenwicht na te gaan; of leeftijd, voor op jeugd gerichte activiteiten).
U kan zelf aangeven dat u in de toekomst op de hoogte wil blijven van soortgelijke evenementen.
Communicatie
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren om u verder van dienst te kunnen zijn. Soms vragen we u om bepaalde persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.
Tijdens het gebruik van de informatieverwerkende systemen door medewerkers of door uzelf (bijvoorbeeld bij ingave in of consultatie van een via webtoegang beschikbaar gestelde applicatie), worden door Forward Fest en/of de door Forward Fest daartoe aangewezen verwerkers ook bepaalde gegevens verzameld. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit van de verzamelde data van Forward Fest. Deze gegevens kunnen door Forward Fest of een door Forward Fest aangewezen verwerker/dienstverlener onder strikte voorwaarden gebruikt worden als er bijvoorbeeld klachten zijn over de verbinding of het niet naar behoren functioneren van een software/webtoepassing. Afhankelijk van de activiteit die u daarbij als betrokkene verricht, verwerken de informatiesystemen van Forward Fest in dit kader mogelijks de volgende gegevens:
Bezoekers van een Forward Fest-website
Wij registreren met behulp van cookies en vergelijkbare technologieën het verkeer op onze websites en mediakanalen, bijvoorbeeld om te onthouden dat u bent ingelogd en om het gebruik van de website te kunnen analyseren. Hierbij worden enkel gegevens van niet-persoonlijke aard bewaard. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij eventueel beschikken.
Lees meer over de manier waarop Forward Fest met cookies omgaat, en zie ook in ons Cookiebeleid.
Forward Fest verwerkt gegevens van haar doelgroepen en contactpersonen (burgers, medewerkers van andere overheden/organisaties/ondernemingen, cliënten, adviesbureaus, experten, ...) en zijn voor die gegevensverwerkingen een Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
In een aantal gevallen zullen daartoe door Forward Fest aangestelde verwerkers, waarmee in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wettelijke en reglementaire verplichtingen een ter zake voldoend contract en/of verwerkingsovereenkomst is afgesloten, met de informatiesystemen of met door deze informatiesystemen verwerkte data op hun beurt persoonsgegevens gaan verwerken van betrokkenen.
Forward Fest kan in bepaalde gevallen zelf optreden als co-verwerkingsverantwoordelijke of als de Verwerker van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent dat Forward Fest in opdracht en op instructie van overheden, daartoe bevoegde organen of andere organisaties persoonsgegevens verwerkt. Deze andere partijen treden in dat geval op als Verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevensverwerkingen, in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zij hanteren daarbij een eigen privacy-beleid Forward Fest niet verantwoordelijk voor is, maar waarover wel openlijk gecommuniceerd moet worden.
Zo maken een aantal organisaties (MO*, de NGO-federatie, ...) gebruik van informatieverwerkende platformen van Forward Fest, die technische ondersteuning en/of facilitering biedt maar waarbij deze organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de ter beschikking gestelde omgevingen.
In elk van deze gevallen wordt er, in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, een register van gegevensverwerkingen opgesteld en wordt dit geactualiseerd indien zich wijzigingen aandienen. Het register (inventaris) voor de verwerking van persoonsgegevens kan worden ingezien door de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit (DBA, of Data Protection Authority/DPA); in België is dit vanaf 25 mei 2018 de "Gegevensbeschermingsautoriteit", als opvolger van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (beter gekend als de Privacycommissie). Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt en gevat is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming is verplicht inzage te geven aan de Gegevensbeschermingsautoriteit indien deze daarom vraagt.
Forward Fest spant zich in om de verwerkingsactiviteiten van de processen binnen de organisatie in kaart te brengen en deze inventaris/het register te optimaliseren en te actualiseren indien noodzakelijk.
Het risico voor een privacy-schending of het niet kunnen garanderen van de rechten van u als betrokkene wordt mee in kaart gebracht en voor die activiteiten die een verhoogd risicoprofiel hebben inzake bescherming van de privacy, wordt een gegevenseffectbeoordeling (GEB). Ook de andere principes van de AVG zoals gegevensbescherming door ontwerp en met standaardinstellingen, incidentbeheer voor informatieveiligheids- en privacy-incidenten met procedure voor melding en aanpak van gegevenslek en gegevensverlies worden meegenomen in de aanpak die Forward Fest vooropstelt inzake privacybescherming.
Forward Fest streeft er steeds naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in fysieke vorm, in de informatiesystemen en online. Forward Fest draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en ongeoorloofde toegang tot en gebruik van informatie te vermijden, zoals een degelijk paswoordbeleid, gebruik van SSL-certificaten op websites (https secured filetransfer), kwalitatieve firewalls, antivirus/antimalware en intrusie- en anomaliedetectie.
Aan de medewerkers van Forward Fest wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Het aantal medewerkers van Forward Fest dat toegang heeft tot persoonlijke informatie wordt beperkt. De betrokken werknemers kregen een opleiding om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens.
De gegevens worden opgeslagen op het CRM platform BREVO.
Forward Fest of de organisaties waarvoor zij handelt als opvolger, heeft voor de verwerkingen van bepaalde persoonsgegevens een machtiging bekomen. De betreffende machtigingen kunnen geraadpleegd worden bij Forward Fest of de machtiging verlenende overheid (bijvoorbeeld Financiën voor het afleveren van fiscale attesten).
De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet in een aantal privacyrechten, waarop u als 'betrokkene' (dit is: natuurlijk persoon) beroep op kunt doen. Dit uiteraard rekening houdend met de privacy-rechten van andere personen en met wettelijke bepalingen en beperkingen.
Als betrokkene in de zin zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beschikt u over volgende rechten die samengevat kunnen worden in "het recht op een correcte, legitieme verwerking van uw persoonsgegevens":
Daarnaast hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), indien u meent dat uw rechten geschaad zijn en u zich ook na vraagstelling bij Forward Fest of de door Forward Fest aangestelde Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) niet voldoende in uw rechten erkend weet.
Voor de verwerking van persoonsgegevens waarbij Forward Fest optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kan een "betrokkene" (dus elke burger, donateur, vrijwilliger ...) een vraag om inzage, correctie of verwijdering indienen. Forward Fest zal deze behandelen volgens de bepalingen en termijnen die zijn voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarbij Forward Fest niet als de Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen optreedt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kunnen verzoeken om inzage, correctie of verwijdering niet door Forward Fest zelfstandig worden afgehandeld. In dat geval moeten verzoeken om inzage, correctie of verwijdering worden ingediend bij de Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen die gebruik maken van de diensten en verwerking met /door de informatiesystemen van Forward Fest, omdat Forward Fest niet zelf de verantwoordelijke is voor de informatie.
Indien u een relatie heeft met Forward Fest (als donateur, vrijwilliger, klant, abonnee, deelnemer aan evenement, ...) en wij om die reden persoonsgegevens van u verwerken, heeft u na schriftelijk verzoek en mits bewijs van uw identiteit, de mogelijkheid om uw persoonlijke gegevens in te zien.
Indien het door ons verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken om de foutieve gegevens te wijzigen of u kunt vragen om bepaalde gegevens te laten verwijderen.
Daarnaast kunt u ons schriftelijk op de hoogte stellen, indien u niet wilt worden benaderd met informatie over onze producten en diensten.
U richt uw vraag voor het uitoefenen van uw inzage-, verbeterings- of schrappingsrechten aan Forward Fest via mail aan privacy@11.be of per post aan Forward Fest - DPO, Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel.
Voor meer informatie over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt door Forward Fest of het uitoefenen van een recht in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van 11.11.11:
Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerkingen binnen de websites en verwante communicatiekanalen (sociale media) van de Forward Fest:
Onze websites:
Onze sociale media kanalen:
Een cookie is een klein tekstbestand (informatiebestand) dat door de browser op uw computer, smartphone of tablet wordt geplaatst en automatisch bewaard op uw toestel. In sommige gevallen worden ze vrijwel meteen verwijderd. Zowel door websites als in webapplicaties en app software wordt gebruik gemaakt van technische en functionele cookies.
Forward Fest maakt op haar website gebruik van verschillende soorten cookies. De websites van Forward Fest gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden en daarmee uw gebruiksgemak te verhogen. Een aantal van deze cookies worden slechts tijdelijk gebruikt tijdens een zgn. 'sessie' waarbij u de website raadpleegt. Andere cookies kunnen worden opgeslagen op uw toestel, zodat bij een volgend gebruik op dat toestel en met die browser, sneller een aantal gebruikersinstellingen kunnen worden goed gezet en u een vlottere gebruikerservaring hebt.
Via onderstaande links vindt u meer informatie over welke cookies wij gebruiken en over waarom en hoe we dit doen. U vindt ook info over uw opties.
U kunt in uw webbrowser instellen dat u geen cookies wenst op te slaan op uw computer. U hebt altijd de mogelijkheid om eerder opgeslagen cookies te verwijderen. Wij voorzien ook zelf in een handreiking over hoe met cookies om te gaan in de meest voorkomende browsers.
Nog meer informatie over de werkwijze om cookies te weigeren en de manier om cookies te verwijderen voor de meest gebruikte browsers is onder andere te vinden op www.consumentenbond.nl/internet-privacy/extra/cookies-verwijderen (NL) of op www.aboutcookies.org (EN).
Op de websites van de Forward Fest zelf of deze die zij onder haar beheer heeft, kan worden gebruik gemaakt van Google Analytics of vergelijkbare analysemetingen die als doel hebben te meten hoe vaak en op welke wijze de website wordt bezocht. Om deze meting te verrichten zal Google bepaalde informatie, zoals uw IP-adres, opslaan op haar servers in de Verenigde Staten. De privacyverklaring van Google kan (onder andere) op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/ worden geraadpleegd. Zoals door Google zelf ook uitdrukkelijk gevraagd, staat Forward Fest Google in dit kader niet toe om de verkregen informatie voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de dienstverlening van Google aan Forward Fest. De nodige privacy-instellingen worden daarbij toegepast, zodat maximaal wordt voorkomen dat persoonsgegevens worden doorgegeven aan Google of andere derde partijen.
De inhoud van sommige pagina's binnen de websites van Forward Fest kan worden gedeeld via Twitter, Facebook en/of andere zogenoemde sociale media platformen. Bij het delen slaan Facebook, Twitter en anderen cookies op uw computer. Die sociale mediaplatformen kunnen in dit geval mogelijks bepaalde, persoonsgegevens van u verwerken. Om na te gaan wat die partijen met deze gegevens kunnen doen, dient u de respectievelijke privacy-verklaringen te raadplegen. Forward Fest heeft hier geen invloed op en draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid.
Er wordt wel over gewaakt dat bij gebruik van en doorverwijzing naar dergelijke sociale media of naar externe internetbronnen, een aantal veiligheidsmaatregelen in acht worden genomen m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens.
Vanuit Forward Fest en de diensten binnen Forward Fest worden verschillende nieuwsbrieven en gelijkaardige mededelingen per e-mail of per post gestuurd naar doelgroepen, in regel op eigen verzoek of bijvoorbeeld om u informatie te verschaffen over het evenement. Daarbij wordt er voor nieuwe aanmeldingen voor nieuwsbrieven gebruikt gemaakt van een actieve en geïnformeerde toestemming (OPT-IN) voor het gebruik van de daarbij door u gebruikte en meegedeelde contactgegevens. Voor gegevens die reeds eerder door u aan ons werden verstrekt, worden deze voor een in tijd beperkte periode verder verwerkt en gebruikt. Ook voor nieuw verstrekte informatie geldt een in tijd beperkte geldigheid van uw toestemming. Wij vragen en gebruiken niet meer persoonsgegevens dan nodig in het kader van een bepaalde nieuwsbrief, gewoonlijk beperkt tot pure contactgegevens.
De diensten van de Forward Fest voegen uw contactgegevens voor het beheer van nieuwsbrieven en dergelijke informatiemiddelen slechts toe aan een nieuwsbrief-bestand als u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer u deel uitmaakt van welbepaalde doelgroepen in de professionele sfeer (bijvoorbeeld professionele e-mailadressen van medewerkers van gespecialiseerde organisaties of bedrijven). Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden (OPT-OUT). De databanken of lijsten met e-mailadressen die gebruikt worden voor een nieuwsbrief uitgaande Forward Fest, worden in geen geval aan derden overgemaakt.
Uw gegevens wordt niet alleen met uw expliciete geïnteresseerde toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. U kan deze toestemming op elk moment weer intrekken: iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.
We versturen onze nieuwsbrieven met BREVO. BREVO is een CRM systeem dat het mogelijk maakt nieuwsbrieven aan te maken en te versturen met verzendlijsten.
Slechts een beperkt aantal medewerkers van Forward Fest heeft toegang tot de in het kader van het nieuwsbriefbeheer verwerkte persoonsgegevens, en enkel wanneer dit noodzakelijk is voor het versturen van de nieuwsbrieven.
Deze versie van de Privacyverklaring van Forward Fest is van toepassing vanaf 15 januari 2024.
Als de doelstellingen wijzigen waarvoor verwerking van persoonsgegevens gebeurt, zal Forward Fest dit publiek melden en hiervan op transparante wijze mededeling doen op de websites en andere mediakanalen waarvan Forward Fest gebruik maakt.
Forward Fest behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten.
Bij vragen over de Privacyverklaring of de aanpassingen eraan, kunt u terecht bij de Functionaris voor gegevensbescherming (DPO):
Laatst bijgewerkt 24/01/2024
Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief en krijg als eerste de kans krijgt om early bird
tickets te bemachtigen! Met deze tickets krijg je niet alleen gegarandeerd toegang, maar geniet je ook van
een aantrekkelijke korting.
Schrijf je nu in en verzeker je plek op Forward Fest
2024!
